Huolellinen suunnittelu on avain moderniin kiinteistönhallintaan
Kun järjestelmät digitalisoituvat ja integroituvat toisiinsa, on niiden hallintaankin kiinnitettävä enemmän huomiota. Ja ne siilot, niistä on ensin tultava pois.
Mitä oikeastaan on moderni kiinteistönhallinta? Ovathan kiinteistöissä olevat järjestelmät – rakennusautomaatio, turva, erilaiset ohjausjärjestelmät, liiketoimintaa tukevat järjestelmät jne. – puksuttaneet jo vuosikymmeniä hyvällä menestyksellä. Mutta suurin asia nykypäivään ja varsinkin tulevaisuuteen verrattuna on se, että järjestelmät ja niiden hallinta ovat olleet omissa siiloissaan. Digitalisaation myötä tietoverkkoihin on tullut paljon enemmän tartuntarajapintaa myös tietoturvan osalta. Kuka tietää, ketkä noita kiinteistön eri järjestelmiä käyttävät, mihin niistä tietoa menee ja minkälaisia reittejä pitkin? Yhtäkkiä muodostuukin iso kokonaisuus, jonka hallinta ja turvaaminen voi osoittautua haastavaksi. Näin päästäänkin modernin kiinteistönhallinnan ytimeen.
Nykypäivän ykköshaaste on hallinta
Aika harvalla organisaatiolla on riittävästi osaamista tai varsinkaan aikaa miettiä niitä kysymyksiä ja ratkaisuja, joita kiinteistöön kohdistuu. Jo suunnitteluvaiheessa törmätään siihen, että pitäisi ensinnäkin tietää ne järjestelmät, joita kiinteistöön tarvitaan. Lisäksi eri järjestelmien toimittajat eivät ole useinkaan tietoisia toistensa tekemisestä eikä monien järjestelmien tietoturvaa automaattisesti mietitä kokonaisuutena. Kokonaisuuden unohtaminen voi tuoda myös lisäkustannuksia. Pahimmassa tapauksessa jokaisella järjestelmällä on omat tietoliikenneyhteytensä ja niistä tulee omat kustannukset asiakkaalle.
Kun kiinteistössä on erilaisia järjestelmiä toiminnassa, niiden ylläpito ja hallinta on oma lukunsa. Koska kyse on tekniikasta, ei kysymys ole hajoaako se. Oikea kysymys on, milloin se hajoaa ja mitä silloin tapahtuu. Tiedetäänkö, missä vika on ja löydetäänkö dokumentaatiosta se taho, jolle pitää kilauttaa avun saamiseksi? Onko asiakkaalla itsellään näkymää tai paikkaa, josta voi itsekin tarvittaessa seurata kiinteistön tilaa?
Kartoituksesta liikkeelle
Ensin tarvitaan nimenomaan suunnittelu- ja kartoitustyötä. On paljon tahoja, joilta vaaditaan tietoja kokonaisuuden hahmottamiseksi. Tässäkin pätee vanha sanonta, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Hyvä erillinen kartoitus tai suunnittelu tulee varmasti maksamaan itsensä takaisin ajan kanssa. Kartoituksen avulla toteutettu ratkaisu mahdollistaa sujuvamman arjen ja jo sillä on oma arvonsa.
Kun tiedetään tarpeet ja hahmotetaan, mitä järjestelmiä kiinteistössä on tai on tulossa, alkaa kokonaisuus muodostua – olipa kyse sitten tietoliikennetarpeesta, hälytyksistä, etähallinnasta, tietoturvasta tai kokonaiskuvan esittämisestä. Vasta tämän tarvekartoituksen perusteella kannattaa alkaa miettiä teknisiä ratkaisuja. Niissäkään ei välttämättä ole yhtä oikeaa tapaa, vaan on tarjolla useita mahdollisia ratkaisuja monenlaisiin kokonaisuuksiin.
Toimivan kokonaisuuden keskeiset osaset
Etäkäyttöratkaisut antavat asiakkaan partnereille mahdollisuuden ylläpitää kiinteistöjen järjestelmiä ilman, että aina tarvitsee kurvata autolla pihaan. Näiden käyttäjien hallinnointia toteutetaan keskitetysti asiakkaan toiveiden mukaan, jotta oikeilla tahoilla on kontrolloidusti pääsy oikeisiin paikkoihin. Hälytyksensiirtoon on olemassa oma ratkaisunsa, jonka avulla erilaisia hälytyksiä voidaan ohjata halutuille tahoille. Lisäksi tätä kokonaisuutta eli tiedonsiirtojärjestelmiä ja tietoliikenneyhteyksiä voidaan valvoa koko ajan ja vikatilanteissa saada korjaustoimet mahdollisimman pian käyntiin.
Ja koska asiakas varmasti joissain tapauksissa haluaa reaaliaikaisen tilannekuvan, on siihen portaali olemassa. Loihde Trustilla on käytössä OneManage, jonne voidaan tuottaa tietoa palvelukokonaisuudesta tarvittavien henkilöiden nähtäväksi. Samaa portaalia käyttäen voidaan dokumentoida tietoja, jotta niitä ei tarvitsisi erikseen etsiä tarpeen vaatiessa. Edelleen muutospyynnöt palveluita koskien voidaan tehdä sitä kautta ja ne jäävät varmasti talteen.
Koska edellä mainitut kokonaisuudet tarjoavat paljon liityntäpintoja verkon pimeälle puolelle, on sekin syytä ottaa huomioon. Lisäksi informaatiomäärän kasvaessa on senkin kontrolli ja järkevä hallinta iso osa kokonaisuutta. Tarvitaan näkyvyys ICT-ratkaisuihin, suuren datamäärän automaattista käsittelyä, vaikeasti havaittavilta uhilta suojautumista ja poikkeamien käsittelyä. CSOC:n eli kyberturvakeskuksen avulla voidaan toteuttaa tämä kaikki monimuotoisessa ympäristössä eri kumppaneiden ja tekniikoiden kesken. Lisäksi säästetään aikaa, rahaa ja resursseja. Jälleen kerran yhdessä asiakkaan kanssa mietitään niitä asioita, joita pitää valvoa ja miten niihin reagoidaan.
Aika paljon on siis asioita, joita voi survoa termin ”moderni kiinteistönhallinta” alle. Ja pakkohan se on myöntää, ettei taida maa päällään kantaa sellaista henkilöä, joka kaiken tuon osaisi aivan yksin ja itsenäisesti a) ottaa huomioon saati b) ratkaista. Siksi on hyvä nojata kumppaneihin ja asiantuntijoihin. Ja niitä meiltä Loihde Trustilta löytyy. Me Loihteella olemme mielellään oppaanasi matkalla moderniin kiinteistönhallintaan. Kuuluisaa kiekkomiestä lainatakseni tällainen asioiden yhdistäminen ja ratkaisujen tarjoaminen asiakkaan avuksi on konsernimme perusprinsiippejä.
Haluatko tietää lisää?
Tutustu myös aihetta koskevaan webinaaritallenteeseen.
10+1 oleellista kysymystä. Mitkä seikat tulee asiantuntijan mukaan ottaa huomioon modernissa kiinteistönhallinnassa. Lue lisää!
