Kiinteistönhallinta on monimutkainen kokonaisuus, johon nivoutuu monia asioita. Pohdi ainakin näitä 11 kysymystä matkallasi kohti modernia kiinteistönhallintaa. Kysymykset eivät ole tärkeysjärjestyksessä, vaan ne kaikki ovat oleellisia parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi.

1. Mitä järjestelmiä kiinteistössä on tai tarvitaan?
2. Mitä järjestelmät vaativat tietoliikenteeltä? Onko niille vaatimuksena oma dedikoitu yhteys vai voisivatko ne käyttää yhteistä datayhteyttä muiden järjestelmien kanssa?
3. Onko kiinteistöjärjestelmien käyttämä verkko sama kuin liiketoiminnan vai kannattaisiko ne erottaa toisistaan?
4. Tarvitaanko järjestelmiin pääsyä kiinteistön ulkopuolelta esimerkiksi etänä toteutettavia ylläpitotoimia varten? Kenellä pitää olla pääsy ja miten käyttäjähallinta on tässä tapauksessa järjestetty? Onko riskinä, että etähallintaan vaaditut tunnukset olisivat ulkopuolisten saatavilla?
5. Jos kiinteistössä sijaitsevista järjestelmistä pitää siirtää tietoa edelleen käsiteltäväksi, tiedetäänkö mihin niitä ollaan siirtämässä ja onko yhteys turvallinen?
6. Vaatiiko kiinteistö viranomaisluokiteltuja hälytyksiä esimerkiksi paloturvallisuuden osalta? Mitä muuta hälytystietoa järjestelmistä halutaan ja mihin se halutaan ohjata?
7. Onko asiakkaalla tiedossa dokumentointi edellä mainituista asioista ja jos on, onko se helposti saatavilla esimerkiksi ylläpitoa ja muutoksia varten?
8. Onko kiinteistön tilasta saatavilla läpinäkyvää kuvaa, josta selviää sen hetken tilanne esimerkiksi järjestelmien tai yhteyksien toimivuuden osalta?
9. Onko asiakkaalla mahdollisuus tehdä ylläpito- ja muutospyyntöjä mahdollisimman keskitetysti ja seurata niiden toteutumista?
10. Onko kustannukset tiedossa ja toisaalta voisiko siellä olla päällekkäisiä menoja, joita pystyisi tietyiltä osin minimoimaan?
11. Miten eri järjestelmien tai muiden verkon laitteiden tietoturva on toteutettu? Valvooko kukaan aktiivisesti tietoturvapoikkeamia etukäteen? Onko niiden aiheuttamiin toimenpiteisiin kuvattu jokin prosessi?

Yllä on kuvattuna niitä kysymyksiä, joihin alalla toimivat ovat varmasti tavalla tai toisella törmänneet tai ainakin tulevat törmäämään. Kuten huomata saattaa, kiinteistönhallinta ei olekaan kovin yksinkertainen kokonaisuus. Digitalisaatio ja järjestelmien sekä toimintojen yhdistäminen antaa valtavan paljon mahdollisuuksia, mutta se tuo tullessaan myös paljon asioita, jotka pitää ottaa eri tavalla huomioon kuin ennen – etenkin kun digitalisaation vauhti ei ainakaan ole hidastumassa.

Mikäli haluat keskustella modernin kiinteistönhallinnan mahdollisuuksista teillä, jätä yhteystietosi alle niin olemme yhteydessä sinuun.